Paljon puhutaan vuorovaikutuksesta ja siitä, kuinka se on merkittävässä roolissa sekä liiketoiminnan menestyksessä ja kehityksessä että työhyvinvoinnin ja viihtyvyyden vahvistumisessa. On vaikeaa kiistää sitä, että mitä enemmän ja matalammalla kynnyksellä asioista puhutaan, sen vähemmän asiat menevät työpaikalla solmuun. Ja toisaalta, kun asioista on puhuttu niiden oikeilla nimillä, sitä enemmän niistä jaetaan yhteistä ymmärrystä. Samalla kertyy relevanttia tietoa päätöksien taustalle, mikä taas näkyy tehtyjen päätöksien laadussa.
Avoimeen ja hyvään vuorovaikutukseen kuuluu kunnioitus muita kohtaan, taito kuunnella, kärsivällisyys ja aito halu ymmärtää. Huumori näyttäytyy myös usein ja sillä kevennetään joskus vakaviakin aiheita. Ymmärrystä lisäävä vuorovaikutus tarvitsee toteutuakseen kiireettömyyttä, mikä tuntuu työelämän kontekstissa joskus haastavalta toteuttaa. Sen sijaan, että rauhassa tutkisimme asiaa siitä keskustellen, ryntäämme kohti päätöksentekoa tai väittelyä, koska meillä on kiire saada sanoa viimeinen sana.
Avoimeen ja hyvään vuorovaikutukseen kuuluu kunnioitus muita kohtaan, taito kuunnella, kärsivällisyys ja aito halu ymmärtää.
Vuorovaikutukseen liittyy vahvasti tunteet ja ennakko-oletukset, jotka vaikuttavat käyttäytymiseemme. Eli siihen, avaammeko suumme vai emme. Mielessä saattaa pyöriä esimerkiksi:
Joudunko tuomituksi, jos kyseenalaistan asioita tai tuon hankalan aiheen pöytään? Miten muut suhtautuvat minuun, jos olenkin eri mieltä? Täytyykö minulla olla oikeita vastauksia, jotta voin kertoa näkemykseni?
Yhteisössä, jossa asioista ei enää puhuta avoimesti, ylläolevat kysymykset ovat ottaneet niskalenkin ja yleisesti koetaan, että on turvallisinta olla hiljaa.
Mistä vuorovaikutus työpaikalle syntyy?
Avointa vuorovaikutusta ei voi tilata työpaikalle tarvittaessa, sitä ei voi olettaa saavansa pyynnöstä tai sitä ei voi aloittaa kirjoittamalla työpaikan arvoihin, että olemme avoimia. Kunpa se olisikin niin yksinkertaista! Vieläkin törmää ajattelumalliin, jossa julistetaan että ‘kyllä meillä saisi kaikesta puhua, mutta kun ei kukaan avaa suutaan’. On hyvä tiedostaa, että mikäli avoimuutta ei koeta olevan tai asioista ei ole aiemmin luontaisesti tai ohjatusti puhuttu, on hyvin epätodennäköistä, että niitä nostettaisi esille vastaisuudessakaan.
Yrityksessä tai yhteisössä vuorovaikutuksen tavat vakiintuvat ajan myötä. Ne ovat hiljaisia sääntöjä muun muassa sille, mistä puhutaan, kuka puhuu, miten puhutaan ja erityisesti mistä ei ole tapana puhua. Nämä tavat juurtuvat osaksi yrityksen kulttuuria ja muodostavat olennaisen osan myös koetusta työilmapiiristä. Uudet tiimin jäsenet saattavat aluksi ihmetellä vuorovaikutuksen tapoja uudessa työpaikassa, mutta ajan saatossa hekin omaksuvat ne, jos päättävät työpaikkaan jäädä.
Vuorovaikutuksen tavat juurtuvat osaksi yrityksen kulttuuria ja koettua ilmapiiriä.
Vuorovaikutuksen tavat voivat syntyä työpaikalle joko huomaamatta tai tietoisesti. Joskus vahingossa voi syntyä avointa ja tasavertaista vuorovaikutusta, mutta se on täysin tuuripeliä. On sanomattakin selvää, että tuurin varaan näin tärkeän asian jättäminen on valtava riski. Vuorovaikutus on herkkä tulehtumaan. Yhteisössä ei tarvita kuin yksi henkilö, joka aloittaa spekuloinnin, selän takana puhumisen ja olettamien levittämisen totuutena. Tämä hahmo löytää taatusti ajan saatossa asialleen kannattajia ja nopeammin kuin arvataankaan, alkaa vuorovaikutuksen kanavat tukkeutua. Huomaamatonta ja orgaanista vuorovaikutuksen syntyä ei voida estää, mutta se tarvitsee vastaparikseen tietoista kehittämistä, avoimuuden lisäämistä ja sulkeutuneiden kanavien avaamista. Kun yrityksessä aktiivisesti toimitaan vuorovaikutuksen kehittämisessä, varmistetaan että suunta on oikea.
Millaisin keinoin vuorovaikutusta voisi kehittää?
Vuorovaikutuksen kaltaisen abstraktin asian edessä saattaa tuntua hengästyttävältä ja toivottomalta pelkkä ajatuskin siitä, että sitä pitäisi alkaa kehittämään johonkin suuntaan. Miten minä esimerkiksi esihenkilönä tai päättäjänä voisin tähän asiaan vaikuttaa? Toivottavasti helpotusta toisi ajatus siitä, että vuorovaikutus on yksilön tai ryhmän taito ihan siinä missä muutkin. Ja jotta siinä voi kehittyä toivottuun suuntaan, tarvitaan harjoitusta. Vuorovaikutuksen harjoittelu täytyy mahdollistaa rakenteilla ja rutiineilla. Ja tähän harjoittelun mahdollistamiseen pystyt tiiminvetäjänä tai päättäjänä vaikuttamaan. Harjoittelua, harjoittelua. Ja sen jälkeen kertausta, kertausta.
Vuorovaikutus on yksilön ja ryhmän taito siinä missä muutkin.
Onko teidän työpaikalla aidosti mahdollisuutta kiireettömästi keskustella asioista siten, että tavoitteena on lisätä yhteistä ymmärrystä käsillä olevasta asiasta oikean mielipiteen valitsemisen sijaan?
Apua harjoitteluun
Ensimmäinen ja helppo askel kehittää vuorovaikutusta on siis järjestää mahdollisuus sen harjoitteluun. Toisin sanoen varata aikaa yhteiseen, kiireettömään ajatuksenvaihtoon ja luoda tilanteeseen luottamuksellinen ja turvallinen tunnelma.
Tiimivalmennuksia tehdessäni huomaan kerta toisensa jälkeen, että näiden sessioiden ehkä tärkein tuotos loppujen lopuksi on ryhmän vuorovaikutuksen vahvistuminen. Kun aikaa on varattu riittävästi, käsillä olevasta asiasta voidaan puhua rauhassa ja tasavertaisesti sekä ehditään olla kiinnostuneita muiden näkemyksistä, syntyy jotain sellaista, mitä ei arjen kiireessä pääse syntymään. Aukeaa kanavia keskusteluille ja yhteinen ymmärrys lisääntyy siitä, mitä olemme ja mihin olemme menossa. Tämä ilmiö on kaikessa yksinkertaisuudessaan todella tärkeä ja lisää yhteistyön laatua sekä tiimin jakamaa luottamuksen tunnetta merkittävästi. Valmennuksiin osallistuvat henkilöt palautteissaan usein myös kertovat siitä, että sessioiden parasta antia oli jakaa näkemyksiä työnteon kannalta olennaisista asioista ja asioihin on ollut myös helppo palata jälkeenpäin.
Niin hassulta kuin se kuulostaakin, vuorovaikuttamista ja keskustelua on helppo harjoitella ulkopuolisen tahon ohjaamana. Ulkopuolinen valmentaja tai muu henkilö pystyy ohjaamaan ja johtamaan keskustelua sekä ajatustenvaihtoa neutraalista viitekehyksestä käsin ilman omaa agendaa. Tarvittaessa hän voi muistuttaa osallistujia siitä, että tilanteessa tavoitteena on yhteisen ymmärryksen lisääminen sen sijaan, että etsisimme oikeita vastauksia tai olisimme väittelemässä siitä, kuka on oikeassa.
Vuorovaikuttamista ja keskustelua on helppo harjoitella ulkopuolisen tahon ohjaamana.
Miksi ulkopuolisesta tahosta voisi olla hyötyä? Monestakin syystä.
Ensimmäiseksi tulee mieleen juurtuneet keskustelun tavat ja odotukset työpaikalle syntyneistä rooleista. Omasta totutusta roolista käsin voi tuntua hankalalta esittää isojakin kysymyksiä, jotka ovat voineet jäädä ilman ymmärrystä jo pidemmän aikaa. Esimerkkinä tulee mieleen yksi tärkeimmistä kysymyksistä monilla työpaikoilla: mistä asioista emme puhu tarpeeksi ja miksi?. Näinkin tärkeä kysymys jää helposti nostamatta esille roolien odotuksien ja totuttujen toimintatapojen vuoksi. Toinen merkittävä tekijä on kiireinen arki ja yhteisten palaverien tiukka agenda. Tuntuu melko vieraalta ajatukselta, että rutiinipalaverin päätteeksi esittäisi kysymyksen vaikkapa siitä, millainen työyhteisö haluaisimme olla huomenna? Eihän tuon kaltaiselle jaarittelulle ole aikaa, kun olisi töitäkin tehtävänä. Lisäksi herkästi ajattelemme, että kysyjällä on aina jokin oma agenda keskustelun avauksessa ja kysymyksen esittäjä voi kokea tilanteen hyvinkin painostavaksi. Kun kysymyksen esittää täysin neutraali ja ulkopuolinen hahmo, on siihen helpompi suhtautua keskustelijanakin avoimemmin.
Juurtuneet keskustelun tavat ja odotukset rooleista vuorovaikuttamisen tiellä.
Kun tärkeistä, isoista ja haastavistakin asioista on puhuttu ääneen turvallisessa ympäristössä, aukeaa niistä puhumisen kanavat myös tulevaisuuteen. Samankaltaisia asioita on helpompi ottaa puheeksi jatkossakin, kun ryhmällä on yhteisesti jaettu arvostava tapa vuorovaikuttaa. Ja tämä jos mikä alkaa näkymään työpaikalla sekä viihtyvyydessä että bisneksessä.
Valmennus on yksi erinomainen tapa vahvistaa tiimin vuorovaikutusta ja avata keskustelukanavia tärkeisiin asioihin. Lue lisää.
